Обоснованное предложение портового терминала начинается с содержательного запроса. Формулировка «Рассчитайте перевалку в Измаиле» указывает место, но не дает оператору достаточно данных, чтобы подтвердить техническую применимость, определить объем услуг или сравнить варианты маршрута.

В первом запросе не требуется прилагать все окончательные документы. Он должен давать терминалу структурированное коммерческое описание движения груза. Чувствительные технические сведения можно передать позднее в рамках прямой квалификации проекта.

Минимальные данные для первичной оценки

Для начала терминалу нужны шесть параметров:

  1. Груз: коммерческое наименование и четкое описание.
  2. Количество: ориентировочный объем партии или грузовой кампании.
  3. Направление: импорт, экспорт или транзит.
  4. Сопряжение видов транспорта: как груз должен прибыть и отправиться.
  5. Требуемые услуги: обработка, хранение, фасовка, судовое агентирование, фрахтовый букинг, сопровождение в зоне таможенного контроля или дальнейшая логистика.
  6. Сроки: предполагаемый период обработки или коммерческое окно.

Этого достаточно для первичной проверки применимости. Для предложения со ставкой обычно требуются дополнительные данные.

1. Точно опишите груз

Не используйте общие обозначения, если доступно более точное коммерческое описание. «Сельскохозяйственный груз» дает меньше данных для расчета, чем «фуражный ячмень навалом». Вместо общего слова «удобрение» укажите название продукта, физическую форму и предполагаемую упаковку.

Укажите:

  • коммерческое наименование груза;
  • форму груза: навалом, в мешках, на палетах, в связках или отдельных грузовых единицах;
  • применимый сорт или спецификацию;
  • известные ограничения по обработке или хранению;
  • паспорт безопасности, если он требуется для продукта;
  • чувствительность к влаге, загрязнению или погодным условиям;
  • требуется ли независимый отбор проб или сюрвей.

Если для груза необходима специальная проверка приемлемости, терминал запросит дополнительные данные. Не следует считать груз принятым только потому, что аналогичный продукт указан в общей категории.

2. Укажите количество в форме, пригодной для коммерческого расчета

Терминалу важно отличать разовую партию от регулярного грузопотока.

Укажите:

  • ориентировочное общее количество;
  • предполагаемое количество на судно, баржу, железнодорожную или автомобильную партию, где применимо;
  • является ли перевозка разовой или частью грузовой кампании;
  • предполагаемую частоту или диапазон дат;
  • допустимое операционное отклонение, если оно уже согласовано коммерчески.

На публичных страницах не следует раскрывать актуальные темпы обработки, данные об очередях или перемещениях. Объемы и сроки проекта передаются в рамках прямой деловой коммуникации.

3. Опишите предполагаемый маршрут груза

Портовая обработка связывает разные виды транспорта. Оператору необходимо понимать обе стороны перемещения, даже если окончательный перевозчик еще не определен.

Примеры:

  • автомобильный транспорт — судно;
  • железнодорожный транспорт — судно;
  • судно — крытый склад — автомобильный транспорт;
  • судно — открытая площадка — железнодорожный транспорт;
  • прием груза навалом — фасовка — хранение — отправка наземным транспортом;
  • передача между речным и морским транспортом в рамках согласованного логистического плана.

Если маршрут еще не выбран, перечислите рассматриваемые варианты. Тогда New Energy сможет определить, какие части относятся к терминальной обработке, судовому агентированию, фрахтовому букингу или мультимодальной координации.

4. Разделите требуемые услуги

Понятие «под ключ» разные заказчики понимают по-разному. Вместо этого обозначения перечислите услуги, которые вы ожидаете от оператора.

В объем предложения могут входить:

  • погрузка или выгрузка;
  • передача груза между судном, железнодорожным и автомобильным транспортом;
  • временное хранение в крытом складе или на открытой площадке;
  • взвешивание и операционный учет груза;
  • фасовка груза из навала в биг-беги;
  • судовое агентирование;
  • бронирование грузового места у морского или речного перевозчика;
  • координация в зоне таможенного контроля на территории терминала;
  • взаимодействие с независимым сюрвейером;
  • дальнейшая логистика железнодорожным или автомобильным транспортом.

В предложении также следует обозначить исключения. Например, владелец груза или назначенный им таможенный брокер отвечает за экспортные или импортные декларации и сопроводительную коммерческую документацию, если отдельное соглашение не предусматривает иного.

5. Укажите операционное окно, а не публичные данные о текущих перемещениях

Для планирования укажите предполагаемый месяц, неделю или договорной лейкан — в зависимости от ситуации. Если судно уже номинировано, передайте его данные непосредственно терминалу и назначенному агенту.

Полезные сведения о сроках:

  • целевой период;
  • самая ранняя дата готовности груза;
  • предполагаемый вид транспорта и очередность прибытия;
  • требуемый срок хранения до дальнейшего перемещения;
  • договорные этапы, влияющие на операцию.

Не отправляйте скриншоты отслеживания судна и не публикуйте идентификационные данные судов в открытых материалах. Сведения об операционных перемещениях должны оставаться внутри квалифицированной проектной команды.

6. Укажите договорные и операционные стороны

Укажите, кто направляет запрос и в какой роли:

  • владелец груза;
  • трейдер;
  • грузоотправитель или грузополучатель;
  • экспедитор;
  • фрахтователь;
  • судовладелец или управляющая компания;
  • брокер, действующий в интересах раскрытого принципала.

Также укажите стороны, которые будут давать инструкции по грузу, назначать сюрвейера, готовить таможенные документы и согласовывать дополнительные расходы. Такая ясность на начальном этапе снижает риск задержек в дальнейшем.

Какие вопросы можно отложить до квалификации

Часть данных потребуется до заключения договора или окончательного технического подтверждения, но их не нужно включать в первое открытое сообщение:

  • подробный технический файл судна;
  • проверка совместимости с причалом;
  • распределение оборудования;
  • подробная последовательность погрузки или выгрузки;
  • оценка рисков для конкретного груза;
  • полный перечень документов;
  • окончательный график перевозки;
  • ставки и условия оплаты.

New Energy передает подробные технические характеристики терминала напрямую квалифицированным контрагентам и, где применимо, под NDA.

Готовый шаблон запроса

Используйте эту структуру для первого электронного письма или обращения через контактную форму:

Груз и физическая форма:
Ориентировочное количество:
Импорт/экспорт/транзит:
Предполагаемый вид транспорта при прибытии:
Предполагаемый вид транспорта при отправке:
Требуемые услуги:
Целевой период обработки:
Требования к хранению:
Компания и роль в сделке:
Контактное лицо:
Дополнительные ограничения или доступные документы:

Структурированный запрос помогает терминалу задать правильные уточняющие вопросы и исключает подготовку общего предложения на основе предположений.